Medewerker studentenadministratie

Logo KU Leuven
KU Leuven
Leuven

Taken en verantwoordelijkheden

U staat in voor de ondersteuning, organisatie en optimalisatie van de administratieve processen inzake onderwijs- en studentenaangelegenheden, alsook voor communicatie vanuit de faculteit. Dit betekent concreet:

U draagt de verantwoordelijkheid voor de facultaire opleidingen met betrekking tot volgende administratieve processen:

  • U informeert de studenten bij vragen en problemen over het technische aspect van hun individueel studieprogramma (ISP);
  • U bent verantwoordelijk voor het nakijken en goedkeuren van de studieprogramma's van de studenten;
  • U staat in voor de opmaak van de uurroosters (hoorcolleges, practica, seminaries, oefenzittingen, stage-activiteiten, etc.) en examenroosters;
  • U bent verantwoordelijk voor de correcte verwerking van de examenresultaten en voor de voorbereiding van deliberaties en proclamaties;
  • U vertegenwoordigt de faculteit op diverse universitaire organen m.b.t. studentenadministratie.
U oefent een ondersteunende functie uit en u maakt deel uit van het team dat alle onderwijs- en studentenaangelegenheden op zich neemt:
  • U wordt ingeschakeld in een bestaand systeem;
  • U kan zelfstandig de u toevertrouwde opdrachten plannen en uitvoeren;
  • U werkt actief mee aan facultaire evenementen ook als ze (sporadisch) plaatsvinden in het weekend of 's avonds;
  • U werkt nauw samen met collega’s voor wat betreft het inplannen van practica en stage-activiteiten, alsook voor wat betreft het goedkeuren van studieprogramma’s van studenten met een afwijkend studietraject.
U staat in voor de communicatie ten aanzien van studenten en docenten:
  • U bent het eerste aanspreekpunt van de faculteit;
  • U beantwoordt specifieke vragen, zowel telefonisch, per e-mail als persoonlijk;
  • U informeert studenten via het online leerplatform over specifieke mededelingen,evenementen, etc.;
  • U informeert docenten en houdt hen punctueel op de hoogte van aspecten die belangrijk zijn voor hun functie.

Profiel kandidaat

  • U hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring. U hebt bij voorkeur ervaring in een soortgelijke functie;
  • U hebt een zeer goede kennis van de MS Officepaketten,  SAP en Toledo; kennis van Syllabus+ is een pluspunt;
  • U bent leergierig, kan zich snel vertrouwd maken met relevante toepassingen in SAP, Syllabus+;
  • U bent een efficiënte organisator en hebt ervaring in het organiseren van informatiestromen en het optimaliseren van administratieve processen;
  • U kan zelfstandig werken, maar functioneert eveneens uitstekend in een team;
  • U bent punctueel en werkt nauwgezet;
  • U bent communicatief sterk en kunt zich vlot en professioneel uitdrukken in het Nederlands en het Engels, zowel voor wat betreft e-mailverkeer, telefonisch als persoonlijk contact;
  • U bent discreet;
  • U bent bereid om sporadisch buiten de reguliere werkuren te werken.

Geboden wordt

Wij bieden een job in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar u kansen krijgt om uw talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen.
Wij bieden een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Afhankelijk van de competenties en relevante ervaring is een salaris voorzien in graad 4 of 5.
Bovendien biedt KU Leuven heel wat extra-legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, samenaankoop…

Meer informatie

Sollicitatieprocedure
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mirella Strubbe, tel.: +32 16 32 83 12.


Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).
Solliciteren?
Solliciteer direct via onderstaande button.
 
 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Synoniemen jobtitel

plannen, organiseren, studenten, KU Leuven, universiteit, faculteit, administratie, communicatie, informatie

Solliciteer nu Verstuur job via e-mail

Misschien passen deze jobs ook bij jou